Kranklin APP

Automatisiertes Anwesenheits- und Krankmeldungsmanagement

Die Kranklin-App befindet sich derzeit in der Entwicklungsphase und zielt darauf ab, den gesamten Prozess der Krankmeldungen und das Anwesenheitsmanagement in Schulen und Unternehmen zu automatisieren. Ziel des Projekts ist es, eine benutzerfreundliche, effiziente und datenschutzkonforme Lösung zu schaffen, die die Verwaltung von Abwesenheiten erheblich erleichtert. Obwohl die App noch nicht auf dem Markt ist, arbeiten wir intensiv an der Entwicklung und Validierung der Funktionen, um den spezifischen Bedürfnissen von Bildungseinrichtungen und Unternehmen gerecht zu werden.

Problemdarstellung

Aktuell sind Prozesse rund um Krankmeldungen in vielen Einrichtungen manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig. Dies führt zu erhöhtem Arbeitsaufwand für Verwaltungsmitarbeiter und Lehrer bzw. Manager. Mit der Kranklin-App wird dieser Prozess erheblich vereinfacht und digitalisiert. Ziel ist es, sowohl für das administrative Personal als auch für die Nutzer (Schüler, Mitarbeiter) eine unkomplizierte und effiziente Lösung zu bieten.

Ziele und aktueller Status

Der bisherige Produktmanager der Kranklin-App hat das Unternehmen leider verlassen. Vor seinem Weggang hat er jedoch bereits eine Liste potenzieller Features erstellt, die in die App integriert werden sollten. Diese Features sind grundlegende Funktionen, die die Automatisierung und Vereinfachung des Krankmeldungs- und Anwesenheitsmanagements sicherstellen sollen.

Die bis dato übernommene Featureliste umfasst folgende Punkte:

  1. AU hochladen: Nutzer können ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) per Kamera oder als PDF auf möglichst einfache Weise hochladen.

  2. Weitere Empfänger hinzufügen: Es besteht die Möglichkeit, zusätzliche Empfänger festzulegen, die automatisch benachrichtigt werden, sobald eine AU eingereicht wird.

  3. Zusammenfassung für Teilnehmer: Nutzer erhalten eine Übersicht über ihre Anwesenheits- und Fehlzeiten, um sicherzustellen, dass alles korrekt erfasst wurde.

  4. AU teilen: Die AU kann für andere Zwecke geteilt werden, zum Beispiel über Social Media oder für andere administrative Abläufe.

  5. Information über neue AU: Nutzer werden automatisch und zeitnah über eingehende Krankmeldungen informiert, sodass diese überprüft und bearbeitet werden können.

  6. AU-Daten auslesen (Schrifterkennung): Das System kann die relevanten Daten der AU, wie den Krankheitszeitraum, automatisch erkennen und verarbeiten.

  7. Daten automatisch ins System eintragen: Alle Informationen der AU werden automatisch in das System eingetragen, und der betroffene Nutzer wird als entschuldigt markiert.

  8. Plausibilitätsprüfung: Das System führt eine automatische Prüfung der Krankmeldungen durch und weist auf eventuelle Unstimmigkeiten hin.

Diese Liste dient als Ausgangspunkt für die weitere Entwicklung der App und wird im Zuge der Projektarbeit validiert und ergänzt, um den Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen gerecht zu werden.

Vorläufige Impact Map

Interview und aktualisierte Impact Map mit OST

Nachdem der bisherige Produktmanager das Unternehmen verlassen hat und die grundlegende Featureliste übergeben wurde, war es an der Zeit, die Perspektiven der verschiedenen Nutzergruppen besser zu verstehen und die vorhandenen Features zu validieren. Um sicherzustellen, dass die Kranklin-App die tatsächlichen Bedürfnisse der Zielgruppen abdeckt, wurden mehrere Interviews mit wichtigen Stakeholdern durchgeführt. Diese Interviews umfassten Gespräche mit einem Mitglied der Geschäftsführung, einem Mitarbeiter des Customer Success Teams und Vertretern der Endnutzer, wie beispielsweise Schülern.

Erkenntnisse aus den Interviews

Durch die Interviews konnten tiefere Einblicke in die Erwartungen und Herausforderungen der verschiedenen Nutzergruppen gewonnen werden. Dies half dabei, die Ziele und Bedürfnisse der App besser zu verstehen und gezielte Lösungen zu entwickeln. Wichtige Erkenntnisse aus den Interviews waren:

  • Customer Success Team: Der größte Wunsch des Teams war es, den manuellen Aufwand zu reduzieren und ein System zu implementieren, das automatisch und zuverlässig Krankmeldungen verarbeitet und DSGVO-konform ist.

  • Geschäftsführung: Für die Geschäftsführung standen Effizienzsteigerungen und die Möglichkeit einer zukünftigen Kommerzialisierung der App im Fokus. Sie äußerten ebenfalls Bedenken bezüglich der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

  • Schüler: Die Nutzer wünschten sich eine einfache, intuitive Bedienung der App, mit schnellen Möglichkeiten, Krankmeldungen hochzuladen und ihre Anwesenheiten zu überwachen.

Auf Basis dieser Interviews wurde die ursprüngliche Impact Map aktualisiert und ein Opportunity Solution Tree (OST) erstellt. Dieser kombinierte Ansatz ermöglichte es, die verschiedenen Akteure (Geschäftsführung, Customer Success Team, Schüler) und ihre spezifischen Bedürfnisse klar darzustellen und mögliche Lösungsmöglichkeiten systematisch zu identifizieren.

Wichtigste Features

Anhand der Analyse der Interviews und der anschließenden Anpassung der Impact Map sowie der Integration in den Opportunity Solution Tree (OST) wurden die wichtigsten Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen klar herausgearbeitet. Aus diesen Erkenntnissen leiteten sich konkrete Features ab, die nicht nur die Effizienz des Krankmeldungsprozesses steigern, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit sicherstellen sollen.

Die wichtigsten Features der Kranklin-App

  1. Krankmeldung per Kamera oder PDF hochladen: Nutzer können ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) schnell und unkompliziert entweder durch ein Foto oder als PDF-Dokument hochladen.

  2. Automatische Einordnung und Analyse der AU: Die App verarbeitet und analysiert die eingereichten Krankmeldungen eigenständig, um Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen.

  3. Einhaltung von DSGVO-Richtlinien: Alle Daten und Prozesse sind vollständig DSGVO-konform, um die Sicherheit und den Datenschutz der Nutzer zu gewährleisten.

  4. Individuell einstellbare Nutzerrechte: Rollen und Rechte können flexibel angepasst werden, sodass verschiedene Nutzergruppen wie Schüler, Lehrer oder Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte haben.

  5. Benachrichtigungssystem: Nutzer werden automatisch über fehlende oder hochgeladene Krankmeldungen benachrichtigt, um eine zeitnahe Bearbeitung sicherzustellen.

  6. Übersicht zu Anwesenheit und Fehlzeiten: Ein intuitives Dashboard bietet einen klaren Überblick über die Anwesenheiten und Fehlzeiten der Nutzer.

Diese Features wurden sorgfältig ausgewählt, um sowohl den Bedürfnissen der Nutzer als auch den Anforderungen der Organisationen gerecht zu werden.

Validierungsvorschlag und Priorisierung

Nach der Definition der wichtigsten Features der Kranklin-App war es essenziell, die Nutzerbedürfnisse und die Funktionalität der App durch gezielte Validierungsmethoden zu überprüfen. Um sicherzustellen, dass die entwickelten Features den tatsächlichen Anforderungen der Nutzer entsprechen und die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet ist, wurden verschiedene Validierungsvorschläge entwickelt. Diese Ansätze umfassen Interviews, Umfragen und Usability-Tests, die die Nutzerperspektive in den Entwicklungsprozess integrieren sollen.

Validierungsvorschlag 1: User Interviews

In den Interviews mit potenziellen Nutzern und Stakeholdern liegt der Fokus darauf, die aktuellen Herausforderungen im Krankmeldungsprozess besser zu verstehen und konkrete Anforderungen zu erfassen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die App die bestehenden Probleme gezielt löst und die Nutzerbedürfnisse abdeckt.

  • Risiko: Es besteht das Risiko, dass die tatsächlichen Probleme der Nutzer nicht vollständig verstanden werden.
  • Frage: Welche Herausforderungen haben die Nutzer im aktuellen Krankmeldungsprozess und wie kann die App diese lösen?
  • Methode: Zielgerichtete Interviews und Umfragen mit verschiedenen Nutzergruppen.
  • Ressourcen: Interviewleitfaden, 5-10 Nutzer, Moderator, Notiz- und Aufnahmetools.
  • Begründung: User Interviews bieten detaillierte Einblicke in die Herausforderungen und Erwartungen der Nutzer, was für die Ausrichtung des Designs und der Funktionen der App entscheidend ist.

 

Validierungsvorschlag 2: Umfrage

Eine quantitative Umfrage soll genutzt werden, um die Prioritäten der verschiedenen Funktionen für die Nutzer zu erfassen. Dies ermöglicht es, die wichtigsten App-Funktionen basierend auf Nutzerpräferenzen zu priorisieren.

  • Risiko: Es könnte zu Missverständnissen über die Prioritäten der Nutzer kommen.
  • Frage: Welche Funktionen der App sind für die Nutzer am wichtigsten?
  • Methode: Strukturierte Umfragen mit einer größeren Nutzergruppe.
  • Ressourcen: Umfragetool, Fragebogen, Verteiler mit mindestens 50 Nutzern.
  • Begründung: Umfragen liefern eine breite Datenbasis und helfen, klare Präferenzen und Prioritäten der Nutzer zu identifizieren, um die App gezielt weiterzuentwickeln.

Validierungsvorschlag 3: Usability Tests mit Prototyp

Usability-Tests mit einem klickbaren Prototyp sollen helfen, praktische Probleme bei der Nutzung der App zu identifizieren und frühzeitig Anpassungen vorzunehmen, bevor die App vollständig entwickelt wird.

  • Risiko: Die Benutzeroberfläche könnte zu komplex oder unübersichtlich sein, was die Akzeptanz der App verringern könnte.
  • Frage: Wie gut können Nutzer den Krankmeldungsprozess und die Hauptfunktionen der App nutzen?
  • Methode: Durchführung von Usability-Tests mit typischen Nutzeraufgaben.
  • Ressourcen: Prototyp, 5-10 Testpersonen, Moderator, Analyse-Tools.
  • Begründung: Usability Tests helfen, praktische Probleme frühzeitig zu erkennen und die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren, um die App effizient und benutzerfreundlich zu gestalten.

Durch diese Validierungsansätze wird sichergestellt, dass die Kranklin-App den tatsächlichen Bedürfnissen ihrer Nutzer entspricht und eine intuitive Benutzererfahrung bietet.

Priorisierung und Einsparungen

Nachdem die Validierungsvorschläge ausgearbeitet wurden, ist es wichtig, eine klare Priorisierung und die potenziellen Einsparungsmöglichkeiten zu definieren, um effizient und zielgerichtet vorzugehen.

Wichtigste Validierung:

  • User Interviews sind von höchster Priorität, da sie qualitative Einblicke liefern und helfen, das Grundkonzept der App auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer abzustimmen. Diese Methode bietet den tiefsten Einblick in die Herausforderungen der Nutzer und sorgt dafür, dass die App von Anfang an auf reale Probleme abzielt.

Nächste Priorität:

  • Usability Tests sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Design und die Funktion der App einfach und intuitiv zu bedienen sind. Diese Tests helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und das Benutzererlebnis zu optimieren.

Kosteneffiziente Alternative:

  • Umfragen bieten eine schnelle und kosteneffiziente Möglichkeit, quantitative Daten zu den Präferenzen der Nutzer zu sammeln. Sie sind besonders nützlich, um Prioritäten für die Funktionen der App zu identifizieren und liefern eine gute Ergänzung zu den qualitativen Erkenntnissen der Interviews.

Diese Priorisierung stellt sicher, dass die wichtigsten Nutzerbedürfnisse zuerst adressiert werden, während gleichzeitig Kosten durch effizientere Methoden wie Umfragen eingespart werden können.

Expasion

Nachdem die internen Validierungsprozesse durch Interviews, Umfragen und Usability-Tests erfolgreich abgeschlossen wurden, wandte sich das Team verstärkt der Zusammenarbeit mit externen Interessenten zu. Diese Gespräche sind entscheidend, um das Potenzial der Kranklin-App weiter zu prüfen und deren Einsatz über die bisherige Zielgruppe hinaus zu ermöglichen.

Externe Interessenten und konkrete Anfrage

Ein entscheidendes Gespräch wurde mit einem Geschäftsführer eines potenziellen Partners geführt, der bereits eine konkrete Anfrage gestellt hat, die Kranklin-App in seinem Bildungsumfeld einzusetzen. Neben dieser Anfrage gibt es noch sechs weitere Interessenten, die ebenfalls großes Interesse an der App signalisiert haben. Diese Gespräche unterstreichen das wachsende Interesse an der Lösung, die Kranklin bietet, und eröffnen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Interview mit externem Bildungsträger: Wichtige Erkenntnisse

In einem Interview mit einem externen Bildungsträger, der ebenfalls die Implementierung der Kranklin-App erwägt, wurden wertvolle Erkenntnisse gewonnen. Dieser Bildungsträger betreut aktuell 150 Schüler und 20 Dozenten und hat spezifische Anforderungen, die die Anpassungsfähigkeit und Sicherheit der App betreffen:

  • Serverstandort in Deutschland: Um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, soll der Server für die Datenverarbeitung und -speicherung in Deutschland gehostet werden.

  • Separate Datenbank: Die Datenbank des externen Bildungsträgers soll vollständig getrennt von der Kranklin-Datenbank laufen, um die Datensicherheit und Vertraulichkeit der gespeicherten Informationen zu gewährleisten.

  • Customizable Features: Die App muss anpassbar sein, um die Corporate Identity (CI) des externen Bildungsträgers widerzuspiegeln. Dies betrifft insbesondere das Design und die Benutzeroberfläche, die flexibel an die spezifischen Anforderungen des Bildungsträgers angepasst werden können.

Nachfolgend die Zusätzlich eingefügte ACTOR im Impact Map. 

Validierungsvorschlag und Priorisierung

Validierungsvorschlag 1: Competitor Analysis

Risiko: Es besteht das Risiko, dass bereits bestehende Wettbewerber ähnliche Lösungen anbieten, die möglicherweise besser funktionieren. Dies könnte die Akzeptanz und Wettbewerbsfähigkeit der Kranklin-App gefährden.

Frage: Welche Features und Anpassungsmöglichkeiten bieten ähnliche Apps, und wie unterscheiden sich diese von den geplanten Funktionen?

Methode:

  • Competitor Analysis: Analyse der Wettbewerbslandschaft, um zu verstehen, wie andere Apps ähnliche Anforderungen an Branding-Anpassungen und Datenschutzanforderungen umsetzen. Funktionen und Nutzerbewertungen werden verglichen.

Ressourcen:

  • Recherchetools (z. B. App Stores, Review-Plattformen)
  • Datenquellen für Konkurrentenanalysen (Nutzerbewertungen, Funktionen von Mitbewerbern)
  • Team für die Auswertung der Daten

Begründung: Die Wettbewerbsanalyse liefert wichtige Erkenntnisse über andere Apps mit ähnlichen Herausforderungen. Sie hilft, die Kranklin-App wettbewerbsfähig zu halten und sicherzustellen, dass die Anforderungen besser erfüllt werden als bei Konkurrenzlösungen.

Validierungsvorschlag 2: Survey Umfrage

Risiko: Das Risiko besteht, dass neue Anforderungen (Datensicherheit und Branding-Anpassung) von den Nutzern nicht als vorrangig angesehen werden und so Fehlentscheidungen in der Entwicklung getroffen werden könnten.

Frage: Welche der neuen Anforderungen haben für die Nutzer die höchste Priorität, und welche spezifischen Wünsche haben sie?

Methode:

  • Survey Umfrage: Eine Umfrage wird erstellt, um die Präferenzen und Prioritäten der Nutzer bezüglich Datenschutz und Branding-Anpassungen zu klären.

Ressourcen:

  • Umfragetool (z. B. SurveyMonkey, Google Forms)
  • Fragebogen mit Fokus auf Datenschutzanforderungen und Branding-Wünschen
  • Verteiler (mind. 50 Teilnehmer)
  • Analyse-Tool für die Auswertung der Antworten

Begründung: Die Umfrage hilft, Nutzerprioritäten zu identifizieren und Entwicklungsressourcen effizient zu nutzen, insbesondere bei widersprüchlichen Anforderungen.

Validierungsvorschlag 3: Proof of Concept

Risiko: Es besteht das Risiko, dass die neuen technischen Anforderungen (insbesondere die datenschutzkonforme Verarbeitung von Krankmeldungen und die Branding-Anpassung) komplex und kostspielig sind und Verzögerungen verursachen könnten.

Frage: Ist es machbar, die neuen Anforderungen an Datenschutz und Branding-Anpassungen technisch umzusetzen?

Methode:

  • Proof of Concept (PoC): Ein PoC wird entwickelt, um die technische Machbarkeit und Skalierbarkeit der neuen Features zu validieren. Das Ziel ist es, eine minimale Version der neuen Funktionen zu erstellen und zu testen.

Ressourcen:

  • Entwicklungsteam für die Erstellung eines funktionalen PoC
  • Testumgebung zur Prüfung der Datenschutz- und Branding-Funktionen
  • Tools zur Verschlüsselung und Benutzerrechteverwaltung
  • Team zur Überprüfung der Machbarkeit und Performance

Begründung: Usability-Tests helfen, praktische Probleme in der Nutzerführung zu identifizieren und frühzeitig Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die App benutzerfreundlich und effizient ist.

Priorisierung und Einsparungen

  • Wichtigste Validierung: Der Proof of Concept (PoC) hat höchste Priorität, um die technische Machbarkeit und Skalierbarkeit der neuen Features zu bestätigen.
  • Nächste Priorität: Die User Competitor Analysis ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die App konkurrenzfähig bleibt und die Funktionen der Wettbewerber nicht übertroffen werden.

Entscheidungsvorlage für das Management

Customizing

Rollen und Zugriffssicherung:

    • Jede Institution hat nur Zugriff auf ihre eigenen Datenbanken.
    • Der Zugriff wird über verschlüsselte Konten geregelt, die auf Konto-Typen (Schüler, CS [Customer Service], Dozenten) und institutionellen Konten (z. B. @franklin.de) basieren.
    • Diese Maßnahmen dienen dazu, die Datensicherheit und den Datenschutz (insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten) sicherzustellen.

Branding (Logos und Farben):

      • Es wird eine Low-Code, White-Label-Lösung angeboten, die es den Kunden ermöglicht, das UI (Benutzeroberfläche) individuell anzupassen (Logos, Farbschemata, Schriftarten).
      • Die Architektur ist modular, sodass Kernfunktionen (wie Krankmeldungen oder Anwesenheitsmanagement) von Branding-Anpassungen getrennt sind. Dies ermöglicht Flexibilität und Skalierbarkeit.

Die Customizing-Entscheidung fokussiert sich auf die Sicherheit und Flexibilität. Durch Verschlüsselung und Zugangsbeschränkungen wird Datenschutz gewährleistet, während eine White-Label-Lösung und Modularität es den Kunden ermöglichen, das Produkt nach ihren Bedürfnissen anzupassen, was für institutionelle Kunden entscheidend ist.

Hosting

Deutscher Markt und DSGVO-Konformität:

    • Der Hosting-Anbieter DigitalOcean wird vorgeschlagen, da er mit einem Rechenzentrum in Frankfurt die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sicherstellt.
    • DigitalOcean bietet eine kostengünstige, leicht bedienbare und skalierbare Cloud-Plattform, was insbesondere für kleinere bis mittelständische Unternehmen geeignet ist.
    • Es wird erwähnt, dass die Kosten für Hosting bei etwa 50-100€ pro Institut pro Monat liegen könnten.

Die Hosting-Entscheidung richtet sich stark an den deutschen Markt und die DSGVO-Konformität, um die rechtlichen Anforderungen für den Datenschutz zu erfüllen. DigitalOcean wird aufgrund seiner Preisstruktur und der Skalierbarkeit als geeigneter Anbieter für kleinere bis mittlere Unternehmen vorgeschlagen.

Pricing

Kosten für Hosting:

    • Das Hosting für ein Institut (mit 150-340 Usern) kostet etwa 50-100€ pro Monat.

Preismodell für Institute:

    • Eine pro-Kopf-Gebühr von 2-3€ pro User/Monat wird vorgeschlagen, was bei 170 Usern zu monatlichen Einnahmen von 340-510€ führen würde.
    • Alternativ wird eine monatliche oder jährliche Gebühr von 100€/Monat pro Institut oder 1.000€/Jahr (bei jährlicher Vorauszahlung) vorgeschlagen.
    • Eine Branding-Anpassung (einmalige Setup-Gebühr) kostet 1.000€.

Einnahmenpotenzial:

    • Ein Institut mit 170 Usern generiert durchschnittlich 5.856 – 7.872€ jährlich (ohne Branding-Gebühr).
    • Bei 7 Instituten könnte der Umsatz 41.000 – 55.000€ betragen.

Das vorgeschlagene Preismodell bietet zwei Optionen: entweder eine pro-Kopf-Gebühr oder eine feste monatliche/jährliche Gebühr pro Institut. Die Branding-Anpassung wird als zusätzliche Einnahmequelle positioniert. Die Einnahmenkalkulation zeigt ein signifikantes Potenzial bei einer Expansion auf weitere Institute.

Die Entscheidungen zielen darauf ab, eine sichere, anpassbare und skalierbare Lösung zu schaffen, die sich auf den deutschen Markt konzentriert und sowohl kleine als auch mittlere Unternehmen anzieht.

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